Assistant(e) de direction

Description de l’ASBL, institution

L’asbl « BAPA BXL », constituée par la Ville de Bruxelles et son CPAS, est un Bureau d’Accueil pour Primo Arrivants (BAPA) en Région de Bruxelles-Capitale, agréé par la COCOF.

Notre Bureau d’accueil a pour mission d’organiser le parcours d’accueil pour les personnes primo-arrivantes et d’autres bénéficiaires en Région de Bruxelles-Capitale. Il leur donne les informations et le soutien nécessaires pour mener leur vie en toute autonomie. Il contribue à leur émancipation sociale en les formant à la citoyenneté et à la convivialité dans le contexte urbain, éminemment multiculturel. En fonction de leurs besoins, il les motive à suivre des cours de français et des formations.

Poste à pourvoir

L’asbl recherche un.e assistant.e. de direction, dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée à temps plein (37h30) (Barème Cocof Cohésion sociale).

L’assistant.e. de direction a pour mission d’assister la directrice dans ses attributions : le fonctionnement journalier de l’association, la gestion administrative, la gestion financière en ce compris comptable, les ressources humaines, la gestion mobilière et immobilière. Il/elle organise son travail en fonction des besoins de la direction et assure son secrétariat.

Afin de réaliser ces missions,
 Vous assurez le secrétariat de la directrice: gestion de son agenda, organisation de réunions, accueil des visiteurs, rédaction de notes et documents divers (courrier, PV, tableaux de bord, …), recherche d’informations, etc

 Vous collaborez à l’organisation et à la gestion administrative de l’association (traiter la correspondance IN/OUT, tenir à jour les documents administratifs, les contrats, les dossiers justificatifs des subventions, le classement, l’archivage, etc)

 Vous gérez les commandes et les marchés publics (centralisation et suivis des besoins, demande de prix, réception des offres/devis, traitement et suivi des commandes, contacts avec les fournisseurs/partenaires/départements de la Ville, réclamations, etc) d’une part, la gestion des stocks et des fournitures de matériel d’autre part ;

 Vous établissez la comptabilité journalière et les travaux comptables annexes : contrôle des factures, encodage des opérations comptables, des opérations diverses, les financiers, …

 Vous assurez la gestion et le traitement des flux d’informations, leur filtrage, leur diffusion;

 Vous assistez la direction dans la gestion administrative de dossiers spécifiques: dossiers du personnel et des dossiers qui vous sont confiés (préparation des dossiers, formulaires, rédaction courriers, suivi, etc),;

 Vous encadrez le personnel administratif et des agents polyvalents en collaboration avec la direction;

 Vous participez aux réunions internes ( ex. réunion d’équipe) et externes ;

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

*Diplôme: Un Bachelier en assistant de direction ou reconnu équivalent (joindre à votre candidature une copie de l’équivalence de votre diplôme étranger);

* Un expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat, de la comptabilité et des ressources humaines est un atout.

*Parfaite maîtrise du français écrite et orale, bonne connaissance orale de l’anglais; la connaissance de toute autre langue supplémentaire est un atout ;

*Vous disposez d’excellentes compétences rédactionnelles, analytiques, d’organisation et de planification

*Vous êtes rigoureux, créatif, efficace et êtes orienté clients

*Aisance relationnelle, capacité d’adaptation face aux changements de situation,

*Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec l’équipe ;

*Résistance au stress, capacité à hiérarchiser et gérer les priorités, vous veillez au respect des deadlines

*Faire preuve d’initiatives et de discrétion; déontologie professionnelle

*Maîtrise des outils informatiques standards (Word, Excell, Powerpoint, Internet) ;

*Bonnes connaissances en comptabilité et maitrise du logiciel Winbooks ;

Nous offrons un CDI, un environnement de travail stimulant et multiculturel, une intervention dans les frais de transports publics STIB (100%), chèques-repas, avantage soins de santé dans les hôpitaux Iris de la Ville de BXL, accès au service social SOBRU, plan de formation.

Comment postuler

Intéressé.e? Veuillez envoyer votre candidature avec votre CV, votre lettre de motivation, une copie de votre diplôme, à Madame Christelle Sermon, directrice: rh.bapabxl@brucity.be en précisant dans l'objet de votre courriel, "candidature: emploi assistant.e direction (H/F/X)".